Outils et méthodes pour la gestion du temps

Outils et méthodes pour la gestion du temps

Publié le 12 mai 2014 - Donne ton avis

Après une partie théorique visant à définir ce que sont la gestion du temps et la prise de décision en entreprise, voici une seconde partie dans laquelle vous trouverez des méthodes d'aide à la prise de décision et d'amélioration de la gestion du temps.


Parmi celles-ci, on peut par exemple citer le principe de Pareto, le pendulage, l'analyse ABC ou encore la méthode QQOQCP.


N'oubliez pas de consulter également la première partie de ce cours, qui est une introduction à la gestion du temps.

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Plan :

I. Les aides à la prise de décision

1. Le principe de Pareto - Règle des 20/80

Le principe de Pareto affirme qu’au sein d’un groupe ou d’une population définie, une faible partie représente un poids bien plus élevé comparé à sa propre proportion correspondante dans ce groupe ou cette population.


Ce principe, appliqué au temps, peut se résumer ainsi : "attaquer les problèmes essentiels peu nombreux avant les problèmes secondaires nombreux".


2. L'analyse ABC

La technique de l’analyse ABC repose sur l’expérience pratique suivant laquelle la proportion des tâches importantes et moins importantes est constante par rapport au total des tâches. Les différentes tâches sont classées en trois catégories selon leur degré d’importance pour atteindre les objectifs.

II. L'organisation du temps

1. Estimation des temps

La loi de chronobiologie : La durée de toute tâche planifiée aura une tendance naturelle à se rapprocher de l’échéance chrono biologique la plus proche et l’horloge chrono biologique est "discrète" et avance par à coups (les unités de temps chrono biologique sont la journée, la semaine, la saison, l’année).


Le syndrome de l'échéance : Une échéance officielle, prévue et annoncée, organisée suffisamment longtemps à l’avance, peut se transformer en échéance biologique pour les acteurs du projet et peut donc, en conséquence, être respectée.


La théorie CQFD (C'est Quasiment Fini Demain) : Toute tâche commencée atteint un niveau d’avancement de 90 % environ, beaucoup plus rapidement que prévu…mais s’y stabilise beaucoup plus longtemps que prévu.


2. L'allocation des ressources

Toute planification élaborée à l’aide de ces différentes techniques ou méthodes doit être vérifiée sous un autre aspect : le taux d’occupation des ressources.


Pour ce faire, on traduit le planning général du projet en autant de plannings détaillés individuels que de ressources affectées sur le projet, ces plannings individuels permettent de vérifier un certain nombre de contraintes d’organisation du projet.

III. Quels outils, quelles techniques pour améliorer la gestion du temps ?

1. Le pendulage

Le pendulage permet de fixer des normes de travail et d’organiser le travail. Le temps d’exécution moyen d’une tâche étant adopté comme standard de temps, le responsable peut, en ménageant les temps de repos nécessaires, estimer le temps global nécessaire pour un travail donné.


2. l'auto-analyse continue

La méthode de contrôle des temps la plus utilisée dans les services administratifs est l’auto-analyse continue. Elle consiste à calculer les moyennes de temps à partir d’enregistrements effectuées sur des imprimés d’auto-analyse ou d’auto pointage.


3. La planification

La planification définit la situation future d’après les résultats à obtenir, en tenant compte des ressources disponibles en matériels et personnel. Elle se décline en trois étapes :


  • Définir les tâches et préciser le délai d'exécution
  • Ordonnancer les tâches : les répartir dans le temps
  • Suivre la réalisation et faire face à l'imprévu

4. La méthode NERAC

La méthode NERAC repose quant à elle sur 5 étapes :


  • Noter dans un tableau la liste des tâches à accomplir
  • Estimer, pour chacune de ces tâches, une durée approximative de réalisation
  • Réserver du temps pour les imprévus
  • Arbitrer l'exécution des différentes tâches selon leur degré d'importance
  • Contrôler la bonne évolution des différentes tâches du tableau.

5. Les agendas

Pour les activités courantes, l'indispensable agenda-papier sert d'aide-mémoire et de base pour l'organisation du travail. C'est l'outil de planification le plus courant. L'agenda électronique peut être à usage individuel ou à usage collectif.


6. Les plannings et les échéanciers

Grâce à un planning, il est possible de visualiser les prévisions concernant l'exécution d'une tâche, de suivre l'exécution des différentes phases et de réaliser des contrôles sur l'avancement des travaux. Il existe plusieurs types de plannings : les plannings à fiches en T, les plannings à gouttières, etc.


7. La méthode QQOQCCP

Aussi appelée "hexamètre mnémotechnique de Quintilien", la méthode QQOQCCP répond aux questions suivantes : Qui ? Quoi ? Où ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?


1 commentaire


Anonyme
Anonyme
Posté le 23 sept. 2014

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